Vivemos em um mundo movido por dados, onde as empresas confiam em dados digitais para administrar seus negócios com eficiência. Além disso, o risco de uso indevido e roubo de informações confidenciais é maior do que nunca. Perda de dados, roubo e violação de segurança são comuns no setor imobiliário. Os gerentes de propriedades são responsáveis por proteger os dados dos clientes e impedir que qualquer violação de dados aconteça, em vez de mitigar os ataques.
Uma violação de dados é um incidente no qual uma pessoa não autorizada fora da organização acessa as informações confidenciais de seus clientes. Seus dados podem ser roubados, copiados, excluídos e usados maliciosamente. Mesmo que alguém da organização obtenha acesso às informações dos inquilinos quando isso não faz parte de sua função, isso também é um exemplo de violação de dados.
- O sistema do cliente está comprometido por um malware projetado para obter credenciais.
- Um serviço é arriscado e as credenciais são roubadas e testadas em alguns sites, como plataformas de mídia social, ou usadas para acessar o sistema.
- Um usuário é enganado e obrigado a inserir suas credenciais em uma página que parece um site legítimo (phishing).
- De acordo com o Australian Cyber Security Center (ACSC), uma violação de dados acontece quando:
- Uma tentativa e erro automatizada nas combinações de nome de usuário e senha é realizada em um serviço.
Além das credenciais roubadas, uma violação de dados também pode resultar de um simples erro humano. Enviar um e-mail confidencial para a pessoa errada com um anexo importante ou dar maior acesso de segurança a funcionários não autorizados pode resultar em uma violação de dados.
Violações de dados comuns em empresas imobiliárias
Uma violação de dados envolve um ataque aos dados digitais armazenados nos sistemas. As agências imobiliárias que fornecem serviços de gerenciamento de propriedades, vendas de propriedades ou ambos normalmente correm maior risco de violações de dados, pois têm enormes informações confidenciais dos clientes em seu portfólio. Eles também têm informações confidenciais, credenciais e informações financeiras. Para qualquer agência imobiliária, os seguintes são os alvos comuns de uma violação de dados:
- Informações financeiras da agência
- Detalhes da conta bancária
- Nome do cliente
- Data de nascimento
- Endereços de e-mail
- Endereços para correspondência
- Número de telefone
- Número do Seguro Social
A melhor solução para evitar uma violação de dados imobiliários é Software de CRM de gerenciamento de propriedades. O software de gerenciamento de propriedades não apenas oferece uma vantagem competitiva ao seu negócio imobiliário, mas também é capaz de consolidar todas as informações relacionadas a marketing, vendas e atendimento ao cliente em um sistema de banco de dados centralizado. Todas as informações da empresa e do cliente são armazenadas em servidores baseados em nuvem que estão fechados. Eles oferecem defesa contra ataques de phishing e malware.
Você obtém muito mais de um PMS em termos de proteção de dados e privacidade.
Como o software REDA Property Management pode ajudar você a manter a segurança dos dados?
Alguns recursos excepcionais que vêm com o software de CRM imobiliário para garantir segurança, proteção de dados e acessibilidade são:
- Acesso seletivo a dados para usuários: Você pode monitorar a acessibilidade e controlar seus dados usando o REDA, que pode ser útil em termos de proteção de dados e acessibilidade segura. O administrador terá controle total sobre a decisão de quais usuários terão acesso a quais transações e conjuntos de dados. Há diferentes níveis de autorização para dados e páginas na interface do usuário. Um usuário só pode ver os links que o administrador deu permissão para navegar e ver. Mesmo que o visitante tenha o endereço exato de uma página não acessível, ele não poderá acessá-la.
- Autenticação: A autenticação das credenciais de um usuário antes de permitir que ele acesse os dados é um importante recurso de segurança de uma ferramenta de gerenciamento de propriedades. Esse mecanismo é difícil de evitar ou desativar, dificultando a entrada de invasores no banco de dados. Há várias maneiras de habilitar a autenticação no CRM para gerenciamento de projetos. O REDA oferece autenticação de dois fatores, uma técnica proeminente que permite aos usuários configurar diferentes métodos de login para aproveitar o serviço. Muitos usuários optam por senhas e códigos baseados em e-mail ou texto. Com a autenticação de dois fatores, um hacker precisa localizar todos os conjuntos de informações e depois combiná-las para entrar no banco de dados. Isso será cansativo, pois eles terão que resolver várias permutações e combinações.
- Acesso a dados confidenciais e monitorados: Protocolos de login, acesso de funcionários, redefinições de senha e aquisição física de serviços em nuvem são essenciais para proteger os dados no software de gerenciamento de propriedades baseado em nuvem. Quando seus clientes compartilham suas informações confidenciais, você é responsável por manter as informações confidenciais e seguras. A REDA fornece linhas de dados criptografadas aos clientes por telefone e serviços de e-mail usando o software CRM. Também protegemos os dados usando firewalls e técnicas de VPN. Também restringimos o número de tentativas de login e o tempo limite de sessão para impedir o acesso não autorizado aos dados do cliente por meio dos dispositivos e credenciais de login dos funcionários. Mantivemos uma restrição semelhante no sistema de suporte ao cliente com base em suas responsabilidades profissionais. Cada agente de serviço terá acesso limitado aos dados do cliente. Os padrões já foram definidos para conceder permissão para acessar os dados do cliente ou terceirizá-los para fontes externas, juntamente com o acesso baseado em funções.
- Auditorias de transações: A REDA pode auditar qualquer transação no sistema, incluindo a modificação de dados de sua conta, fornecendo assim uma camada adicional de segurança e proteção. Qualquer alteração feita no status de um usuário, em um campo na tela do pedido ou em uma política de segurança pode ser facilmente registrada e auditada. O registro de auditoria monitora alterações de dados, novas transações e consultas relacionadas a registros e campos específicos. Fornecemos aos gerentes de propriedades autoridade total sobre a execução de limitações e flexibilidade em suas políticas de segurança.
- Segurança de dados no modo offline: Com o software de CRM móvel, os usuários podem acessar dados mesmo offline. Mas isso pode tornar seus dados propensos a ataques poderosos e violações de hackers para controlar informações imobiliárias confidenciais. Você não precisa se preocupar se estiver usando o REDA, pois restringimos a quantidade de dados que os usuários podem acessar offline. Existem certos protocolos de proteção em vigor para impedir que os dados sejam acessados enquanto estiverem off-line. Você pode realizá-las facilmente com a ajuda de um forte suporte de firewall e proteção remota.
Conclusão
Inovações são desesperadamente necessárias no domínio da segurança de dados no gerenciamento de propriedades. À medida que os CRMs estão se tornando parte integrante do setor imobiliário, eles estão afetando positivamente as operações comerciais, aumentando, em última instância, os riscos de roubo e violação de dados. Se você escolher um software ERP totalmente funcional e tudo-em-um que cubra todos os aspectos do gerenciamento e desenvolvimento de propriedades, será fácil enfrentar os desafios do ambiente de mercado atual. O REDA contém uma verdadeira combinação dos recursos de segurança mencionados acima e mantém altos padrões de segurança de dados no setor imobiliário. Nós oferecemos:
- Registros de auditoria para ficar de olho na atividade do usuário
- Criptografia para proteger dados confidenciais do setor imobiliário
- Gerenciamento de sessão baseado em IP
- Conformidade de segurança ISO
- Backups de dados de rotina
- Forte aplicação de senhas
- Conformidade com o VAPT para obter segurança absoluta contra qualquer vulnerabilidade cibernética
Sendo proprietário ou administrador de uma empresa imobiliária, sugerimos que você mantenha a criptografia atualizada e mantenha um ambiente seguro para promover um ambiente de trabalho seguro para seus funcionários. Todas essas coisas juntas ajudarão você a evitar violações ou discrepâncias de segurança.
