Vivimos en un mundo impulsado por los datos en el que las empresas confían en los datos digitales para administrar sus negocios de manera eficiente. Además, el riesgo de uso indebido y robo de información confidencial es mayor que nunca. La pérdida de datos, el robo y la violación de la seguridad son habituales en el sector inmobiliario. Los administradores de propiedades son responsables de proteger los datos de los clientes y de evitar que se produzca cualquier violación de datos, en lugar de mitigar los ataques.
Una violación de datos es un incidente en el que una persona no autorizada ajena a la organización accede a la información confidencial de sus clientes. Sus datos pueden ser robados, copiados, borrados y utilizados con fines malintencionados. Incluso si alguien de la organización obtiene acceso a la información de los inquilinos cuando esto no forma parte de su función laboral, también es un ejemplo de violación de datos.
- El sistema de un cliente se ve comprometido por un malware diseñado para robar credenciales.
- Un servicio está en riesgo y las credenciales se roban y se prueban en algunos sitios, como las plataformas de redes sociales, o se utilizan para acceder al sistema.
- Se engaña a un usuario y se le obliga a introducir sus credenciales en una página que parece un sitio legítimo (suplantación de identidad).
- Según el Centro Australiano de Seguridad Cibernética (ACSC), una violación de datos ocurre cuando:
- Se lleva a cabo una prueba y error automatizada de las combinaciones de nombre de usuario y contraseña contra un servicio.
Además del robo de credenciales, una violación de datos también puede deberse a un simple error humano. Enviar un correo electrónico confidencial a la persona equivocada con un archivo adjunto importante o dar acceso de mayor seguridad a personal no autorizado puede provocar una violación de datos.
Violaciones de datos comunes en las empresas inmobiliarias
Una violación de datos implica un ataque a los datos digitales almacenados en los sistemas. Las agencias inmobiliarias que prestan servicios de administración de propiedades, ventas de propiedades o ambos suelen correr un mayor riesgo de sufrir filtraciones de datos, ya que tienen una enorme cantidad de información confidencial sobre los clientes de su cartera. También tienen información confidencial, credenciales e información relacionada con las finanzas. Para cualquier agencia inmobiliaria, los siguientes son los objetivos comunes de una violación de datos:
- Información financiera de la agencia
- Datos de la cuenta bancaria
- Nombre del cliente
- Fecha de nacimiento
- Direcciones de correo electrónico
- Direcciones postales
- número de teléfono
- Número de seguro social
La mejor solución para evitar una violación de datos inmobiliarios es Software CRM de administración de propiedades. El software de administración de propiedades no solo brinda una ventaja competitiva a su negocio inmobiliario, sino que también es capaz de consolidar toda la información relacionada con el marketing, las ventas y el servicio al cliente en un sistema de base de datos centralizado. Toda la información de la empresa y de los clientes se almacena en servidores cerrados basados en la nube. Proporcionan defensa contra los ataques de suplantación de identidad y malware.
Se obtiene mucho más de un PMS en términos de protección de datos y privacidad.
¿Cómo puede el software de administración de propiedades REDA ayudarlo a mantener la seguridad de los datos?
Algunas características sobresalientes que incluye el software CRM inmobiliario para garantizar la seguridad, la protección de datos y la accesibilidad son:
- Acceso selectivo a los datos para los usuarios: Puede supervisar la accesibilidad y controlar sus datos mediante REDA, lo que puede resultar útil en términos de protección de datos y accesibilidad segura. El administrador tendrá el control total a la hora de decidir qué usuarios tienen acceso a qué transacciones y conjuntos de datos. Hay diferentes niveles de autorización para los datos y las páginas dentro de la interfaz de usuario. Un usuario solo puede ver los enlaces para los que el administrador le ha dado permiso para navegar y ver. Aunque el visitante tenga la dirección exacta de una página no accesible, no podrá acceder a ella.
- autenticación: La autenticación de las credenciales de un usuario antes de permitirle acceder a los datos es una característica de seguridad importante de una herramienta de administración de propiedades. Este mecanismo es difícil de evitar o desactivar, lo que dificulta que los atacantes accedan a la base de datos. Hay varias formas de habilitar la autenticación en el CRM para la gestión de proyectos. REDA ofrece la autenticación de dos factores, una técnica destacada que permite a los usuarios configurar diferentes métodos de inicio de sesión para hacer uso del servicio. Muchos usuarios optan por contraseñas y códigos basados en correo electrónico o texto. Con la autenticación de dos factores, un hacker tiene que localizar todos los conjuntos de información y luego combinarlos para entrar en la base de datos. Esto será agotador, ya que tendrán que resolver varias permutaciones y combinaciones.
- Acceso a datos confidenciales y supervisados: Los protocolos de inicio de sesión, el acceso de los empleados, el restablecimiento de contraseñas y la adquisición física de servicios en la nube son fundamentales para proteger los datos en el software de administración de propiedades basado en la nube. Cuando sus clientes comparten su información confidencial, usted es responsable de mantener la información confidencial y segura. REDA proporciona líneas de datos cifradas a los clientes a través de servicios de teléfono y correo electrónico mediante el software CRM. También protegemos los datos mediante firewalls y técnicas de VPN. También hemos restringido el número de intentos de inicio de sesión y el tiempo de espera de las sesiones para evitar el acceso no autorizado a los datos de los clientes a través de los dispositivos y credenciales de inicio de sesión de los empleados. Hemos mantenido una restricción similar en el sistema de atención al cliente en función de sus responsabilidades laborales. Cada agente de servicio tendrá acceso limitado a los datos de los clientes. Ya se han definido las normas para conceder permiso para acceder a los datos de los clientes o subcontratarlos a fuentes externas, junto con el acceso basado en funciones.
- Auditorías de transacciones: REDA puede auditar cualquier transacción del sistema, incluida la modificación de datos de su cuenta, proporcionando así una capa adicional de seguridad y protección. Cualquier cambio realizado en el estado de un usuario, en un campo de la pantalla del pedido o en una política de seguridad se puede registrar y auditar fácilmente. El registro de auditoría monitoriza los cambios en los datos, las nuevas transacciones y las consultas relacionadas con registros y campos específicos. Damos a los administradores de propiedades total autoridad para ejecutar las limitaciones y flexibilidad de sus políticas de seguridad.
- Seguridad de datos en modo offline: Con el software CRM móvil, los usuarios pueden acceder a los datos incluso sin conexión. Sin embargo, esto puede hacer que sus datos sean propensos a sufrir poderosos ataques y violaciones por parte de piratas informáticos para controlar información inmobiliaria confidencial. No tiene que preocuparse si utiliza REDA, ya que restringimos la cantidad de datos a los que los usuarios pueden acceder sin conexión. Existen ciertos protocolos de protección para evitar que se acceda a los datos sin conexión. Puede lograrlos fácilmente con la ayuda de un sólido soporte de firewall y protección remota.
Conclusión
Se necesitan urgentemente innovaciones en el ámbito de la seguridad de los datos en la administración de propiedades. A medida que los CRM se están convirtiendo en una parte integral del sector inmobiliario, están afectando positivamente a las operaciones comerciales y, en última instancia, aumentan los riesgos de robo y violación de datos. Si eliges un software ERP integral y totalmente funcional que cubra todos los aspectos de la gestión y el desarrollo de propiedades, será fácil hacer frente a los desafíos del entorno de mercado actual. REDA contiene una verdadera combinación de las funciones de seguridad mencionadas anteriormente y mantiene altos estándares de seguridad de datos en el sector inmobiliario. Ofrecemos:
- Registros de auditoría para controlar la actividad de los usuarios
- Cifrado para proteger los datos confidenciales del sector inmobiliario
- Administración de sesiones basada en IP
- Conformidad de seguridad ISO
- Respaldos de datos rutinarios
- Aplicación segura de contraseñas
- Cumplimiento del VAPT para obtener una seguridad absoluta contra cualquier vulnerabilidad cibernética
Como propietario de un negocio inmobiliario o administrador de propiedades, le sugerimos que mantenga el cifrado actualizado y mantenga un entorno seguro para promover un ambiente de trabajo seguro para sus empleados. Todas estas cosas juntas le ayudarán a evitar brechas o discrepancias de seguridad.
