Caso práctico:
JWB Administración de propiedades y capital inmobiliario
Más de 21 000 horas-hombre ahorradas anualmente
El principal punto de venta de la centralización de las operaciones en Salesforce y REDA es el retorno de la inversión. Especialmente cuando se invierte tanto tiempo y recursos, debemos reconocerlo como una inversión que vale la pena, no como un gasto. El año pasado crecimos alrededor de un 20% y terminamos el año con menos personas de las que teníamos al principio. Esto se debe directamente a las cosas que se implementaron a través de REDA.
Más de 4100 propiedades
Construcción inmobiliaria y administración de propiedades
Florida
Más de 4100 propiedades bajo administración
JWB Property Management en Jacksonville, Florida, ha estado forjando relaciones y cambiando vidas en todo el mundo desde 2006. La misión de JWB es marcar la diferencia en la vida de todas y cada una de las personas con las que se cruzan.
«Quiero que el personal opere a su máxima y mejor capacidad. Lo que he podido eliminar son todas las tareas rutinarias de administración. Esas tareas prácticamente han desaparecido».
- Adam Rigel
DIRECTOR FINANCIERO
Visión general
El camino hacia los ingresos inmobiliarios está marcado por miles de tareas cotidianas que cuestan dinero, causan estrés y dejan margen de error. Pero no tiene por qué ser así. La industria ha dependido durante demasiado tiempo del software heredado, que perpetúa las tareas mundanas y suprime las aspiraciones de centralizar las operaciones.
Introduzca REDA. REDA, un ecosistema de planificación de recursos empresariales (ERP) basado en la nube e integrado en Salesforce, conecta hasta el último «punto»: agiliza, sincroniza y simplifica tareas complejas como la contabilidad, el inventario y el CRM para lograr una mayor facilidad y obtener resultados más allá de lo que los administradores de propiedades y desarrolladores jamás imaginaron.
Ganancias inmensas y visibles de la centralización de las operaciones con REDA
La productividad de los empleados aumentó en promedio
250%
Ahorros anuales posibilitados por el proceso REDA y los flujos de trabajo inteligentes
Más de 2,5 millones de dólares
Ampliación de la cartera y las operaciones (interanual, a partir de 2017)
20%
ROI de la inversión en REDA & Services (interanual, a partir de 2017)
1210%
Operaciones sin papel
100%
El desafío
«JWB confiaba en 5 programas heredados independientes todos los días para que la empresa funcionara. Nos llevó mucho tiempo mover los datos de un lugar a otro, lo que deja mucho margen de error. Y, por supuesto, todo lo que cambia hace que todo el sistema se estropee, y uno se pregunta constantemente: «¿Cómo soluciono este proceso interrumpido que va en dirección descendente?»
Teníamos personas que realizaban cambios en un sistema y no hubieran enviado una actualización a otro departamento, por lo que eso causaría problemas en otro departamento. Y hay una cantidad increíble de señalamientos con el dedo cuando las cosas van mal. Tenemos 4100 hogares bajo administración y más de 1200 propietarios. Por lo tanto, hay muchas personas a las que estás afectando, así que si no es perfecto, tus teléfonos sonarán hasta que te sangren los oídos».
Adam, director financiero de JWB, resumió los desafíos con sus propias palabras.
El enfoque
Las reuniones de comprensión de los requisitos y los procesos con los respectivos propietarios de los procesos establecieron el camino. La priorización de la implementación de los módulos REDA se realizó teniendo en cuenta el tamaño de los equipos. El objetivo era lograr un impacto inmediato en la forma en que se gestionan los negocios de JWB y empezar a racionalizar las operaciones.
«Lo que diferencia a REDA de los demás es su capacidad para comunicarse, funcionar y resolver problemas en ambos lados de la valla. REDA entiende la jerga de nuestro negocio y puede convertirla en tecnología y en programación y desarrollo entre bastidores al más alto nivel sin agobiarnos. Es impresionante, es muy impresionante»
-Richard Neel
Gestor de proyectos
La solución
La contratación comenzó en 2017. Los módulos de CRM, arrendamiento y adquisición se implementaron en la fase 1. Las principales métricas de éxito fueron tener centralizadas las operaciones de CRM para todos los mercados verticales y áreas comerciales, es decir, el capital inmobiliario, los clientes de administración de propiedades, los inversores y los propietarios.
Las presentaciones sin contacto, los formularios de solicitud integrados, las evaluaciones de inquilinos y los flujos de comunicación omnicanal impulsados por el flujo de trabajo permitieron a los agentes de arrendamiento duplicar la cantidad de viviendas que alquilan.
La fase 2 se centró en centralizar los módulos de administración de propiedades y órdenes de trabajo en REDA. Las principales métricas de éxito fueron racionalizar la gestión de documentos y acuerdos, las funciones de administración de propiedades, como las renovaciones, los desalojos, las rescisiones, etc., y la gestión de las órdenes de trabajo. Uno de los efectos directos de la implementación de la fase 2 fue que los administradores de propiedades pudieron administrar 2,5 veces más propiedades antes de la implementación de REDA.
El objetivo de la fase 3 era implementar flujos de trabajo contables y agilizar los procesos bancarios. Las operaciones contables se automatizaron en un 95%, incluida la conciliación bancaria y la integración bancaria directa para los pagos. JWB casi ha duplicado el número de propiedades administradas desde 2017, pero tiene aproximadamente el mismo número de empleados.
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