Digitale Transformation: Wie kann ein papierloser Geschäftsbetrieb mit der ERP-Lösung von REDA helfen?

Ob Sie bereit sind oder nicht, die Wirtschaft der digitalen Transformation ist da, und die Verschmelzung von Cloud Computing und Mobilität hat einen digitalen Boom ausgelöst. Da Verbraucher jederzeit von verschiedenen Geräten aus auf das Internet zugreifen können, erzeugen sie riesige Datenmengen. LESEN SalesForce-Immobilien CRM ist die effektivste Lösung für Digitalisierung der Immobilienverwaltung, wodurch Papier eingespart wird.

Daher müssen Unternehmen Daten effizient sammeln, verwalten und für Entscheidungen nutzen. Mit der automatischen Generierung von PDF-Dateien (z. B. für Anträge, Mitteilungen und Mietverträge) und einer Sammlung von elektronischen Signaturen können Sie beginnen, papiergestützte Verfahren abzuschaffen. Mit einem geeigneten ERP-System kann die Erstellung und Ausführung von Dokumenten automatisiert werden. Eine digitale Signatur auf Papier kann automatisch einen Prozess einleiten, beispielsweise die Rechnungsstellung oder die Zuweisung der Aufgaben eines Unternehmens nach dem Signieren. Unternehmen, die sich einer digitalen Transformation unterzogen haben, bei der Informationen oder Materialien schnell gesucht, abgerufen und zusammengestellt werden können, verfügen über Prozesse, die einfacher anzuwenden, wirtschaftlicher und sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Kundenerlebnis vorteilhafter sind.

Schauen wir uns die 5 Vorteile dieser digitalen Transformation an, indem wir CRM LESEN:

• Höhere Effizienz und Produktivität: Informationen in Sekundenschnelle zu finden und zu verstehen, kann die Produktivität und das Image Ihres Unternehmens verbessern. In einer Zeit, in der die meisten Lösungen nur ein paar Tastenanschläge entfernt sind, kostet das Durchsuchen von Papierbergen Zeit und verlangsamt die Reaktionszeit.

• Kosteneinsparungen: Eine der wichtigsten Gründe für den Verzicht auf Papier sind die Kosten für die physische Aufbewahrung. Sie können eine Menge Speicherplatz freigeben und ihn auf eine andere, hilfreichere Weise nutzen.

• Zusammenarbeit und verbessertes Kundenerlebnis: Der Verzicht auf Papier verbessert die interne und externe Kollaborationskapazität. Sie können Dokumente elektronisch signieren, ohne zu warten, wenn Sie Ihre Zustimmung dazu haben. Gehen Sie einfach mit einem Klick voran. Verbringen Sie weniger Zeit und vermeiden Sie den Papierkram.

• Verbesserte Datengenauigkeit und Sicherheit: Indem Sie den Zugriff auf jede Datei auf bestimmte Personen beschränken, können Sie durch den Verzicht auf Papier neue Datenschutzvorschriften wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) besser einhalten. Mehrere Backups sind vor Ort und extern möglich, und Datenschutz und Wiederherstellung wurden verbessert.

• Ökologisch unbedenklich: In der heutigen umweltbewussten Kultur ist es von entscheidender Bedeutung, die geschäftlichen Auswirkungen Ihrer Umweltauswirkungen zu berücksichtigen. Durch den Verzicht auf Papier wird die Anzahl der wertvollen Ressourcen minimiert, die Ihr Unternehmen verbraucht. Darüber hinaus verbessert dies Ihren Ruf als Umweltschützer bei Kunden und der Öffentlichkeit.

Was bedeutet es, papierlos zu werden?

Die Epidemie hat die Technologieentwicklung beschleunigt, die die Kosten senken und die Produktion steigern wird. Der Verzicht auf Papier ist für die Digitalisierung des Personals in der Poststelle unerlässlich. Auch wenn es möglicherweise nicht für jedes Unternehmen möglich ist, vollständig auf Papier zu verzichten, wird eine geringfügige Reduzierung zu Kosteneinsparungen und einer verbesserten Produktivität führen. Hier sind einige Vorteile, die Unternehmen jeder Größe durch den Verzicht auf Papier nutzen können.

• Besseres Kundenerlebnis - Die Möglichkeit, dass Kunden dank der Verwendung digitaler Dokumente Dokumente jederzeit, überall und auf jedem Gerät fertigstellen können, verbessert das Kundenerlebnis.

• Höhere Produktivität und Service Level Agreement (SLA)) — Die Verwendung digitaler Dokumente würde das SLA und die Produktivität verbessern, da die Bearbeitungszeit für Kunden von Tagen auf Stunden reduziert würde, da alle menschlichen Operationen entfallen würden.

• Nahtlose Integration - Die meisten digitalen Dokumentensysteme bieten eine sofort einsatzbereite Integration mit bekannten CRM-Programmen. Mithilfe der APIs, die von digitalen Dokumentenprodukten bereitgestellt werden, ist die Integration auch dann möglich, wenn Ihr Unternehmen ein benutzerdefiniertes Programm für das Kundenbeziehungsmanagement einsetzt.

• Die Zusammenarbeit wird erleichtert - Der Verzicht auf Papier verbessert auch Ihre interne und externe Kollaborationskapazität. Die optische Zeichenerkennung (OCR) von PDF-Dateien oder das automatische Ausfüllen von Formularen sind zwei Techniken, die die Verarbeitung beschleunigen und die Verarbeitungszeit verkürzen können. Das Potenzial für kontinuierliche Verbesserungen: Mithilfe der Berichte und Statistiken, die digitalen Dokumenten beiliegen, können Unternehmen Prozessengpässe erkennen und beheben.

• Verbessert Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften — Durch den Verzicht auf Papier können Unternehmen neue Datenschutzgesetze einhalten, z. B. die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), indem der Zugriff auf jede Datei nur bestimmten Benutzern vorbehalten ist. Darüber hinaus können mehrere Backups vor Ort und extern erstellt werden, und die Funktionen zur Datenwiederherstellung und zum Schutz wurden verbessert. In mehreren Ländern, darunter den Vereinigten Staaten, der Europäischen Union, Australien, Kanada, Israel, Irland, China, Kuwait, Indien usw., sind digitale Dokumente und elektronische Signaturen jetzt zulässig. Die meisten Produkte für digitale Dokumente entsprechen den COPPA-, FERPA- und HIPPA-Vorschriften.

• Senken Sie die Betriebskosten - Da die Verwendung digitaler Dokumente weniger oder gar keine menschliche Arbeit erfordert, werden die Betriebskosten reduziert.

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Im Folgenden sind die Haupthindernisse für die digitale Transformation aufgeführt

• Unzureichende Ressourcen: Sie sollten auf eine frühe Phase der Unsicherheit vorbereitet sein, wenn Sie mit einer Unternehmenstransformation beginnen, in der Ihre Mitarbeiter lernen, ihre Abläufe zu ändern. Während dieser Zeit werden Sie wahrscheinlich nur über begrenzte Ressourcen verfügen, was bedeutet, dass Sie entscheiden müssen, welche digitalen Projekte Ihr Unternehmen zum Erfolg führen werden. Zu viele laufende digitale Projekte führen zu einem Ausfall der Kommunikation zwischen den Abteilungen, was die fristgerechte Umsetzung wichtiger Initiativen verzögern oder verhindern kann. Mit REDA können sich alle neuen Mitarbeiter schneller auf den neuesten Stand bringen, wenn sie sofort in alle Aspekte Ihres strategischen Immobilienziels eintauchen.

• Buy-In auf allen Ebenen: Unternehmen benötigen Unterstützung auf allen Ebenen, damit Programme zur digitalen Transformation wirksam sind. Die Unterstützung von Führungskräften ist unerlässlich, aber es ist noch mehr erforderlich. Unternehmensweite Veränderungen erfordern die Zustimmung der Mitarbeiter, um durchzuhalten, auch wenn sie die Reformbemühungen unterstützen. Mitarbeiter können neue Arbeitsmethoden nur dann als Lösungen zur Steigerung ihrer Produktivität und zur Vereinfachung ihrer Aufgaben wahrnehmen, wenn sie sich umfassend engagieren. Führungskräfte müssen daher mit gutem Beispiel vorangehen und neue Technologien als Produktivitätstools einsetzen, die den Zugang zur Arbeit erleichtern — und nicht als glänzende Dinge, die sie von dem ablenken, was wirklich zählt: den Verbrauchern einen Mehrwert zu bieten.

• Technologieauswahl: Technologie ist eines der häufigsten Hindernisse für die Digitalisierung, aber das bedeutet nicht, dass Sie immer wieder aufgeben sollten. Ihrer effektiven Transformation stehen viele Herausforderungen bevor, aber Sie können sie alle mit sorgfältiger Planung und kreativem Denken bewältigen. REDA hat sich als das beste CRM für Immobilienmanagement erwiesen und die digitale Transformation des Unternehmens unterstützt.

• Die ERP-Lösung verstehen: Die Immobilienverwaltung ist eine herausfordernde und wettbewerbsintensive Branche. Automatisierte, benutzerfreundliche Lösungen wie Immobilienverwaltungssoftware sind aufgrund der Menge an Daten, die verarbeitet werden müssen, unerlässlich. Die ERP-Software für Immobilien bietet Vertriebs- und Vermietungsprofis Tools, die sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Die Immobilienverwaltungssoftware von REDA war ein treuer virtueller Assistent bei der Verwaltung der verschiedenen Aktivitäten und umfassenden Daten, die verarbeitet werden müssen, um ihre Immobilienaktivitäten lukrativ zu machen.

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Die wichtigsten Komponenten von Property Management ERP

Schauen wir uns die Vorteile der Implementierung dieser Art von Immobiliensoftware an.

• Verwaltung von Mietverträgen: Die Einfachheit, die es für die Verwaltung von Immobilienmietverträgen bietet, ist zweifellos das Schöne an der Verwendung einer solchen Software. Wenn Sie sich für CRM entscheiden, sollte das Mietmanagement im Vordergrund stehen. Sie finden alle Mietdetails an einem Ort, einschließlich der Mietbedingungen, wann der Mietvertrag verlängert werden muss, wie hoch die Miete jeden Monat sein wird und anderer Informationen. Sie können mit nur einem Klick von überall auf diese Informationen zugreifen.

• Berichte erstellen und aktualisieren: REDA ermöglicht es Ihnen, wichtige Teile in jeder Phase Ihres Verwaltungszyklus zu bearbeiten, zu erstellen und zu überprüfen und dank seiner Datenbankfunktionen detaillierte Informationen über Ihren Verkaufserfolg zu erhalten. Die Entwicklung des Portfolios Ihres Unternehmens, die bevorstehenden Markttrends in den kommenden Monate/Tagen, die Aufgaben, die geplant werden müssen, und die Bedürfnisse Ihrer Kunden sofort — dank eines reichhaltigen und anschaulichen Dashboards.

• Vermarktung: Marketing wird vollständig automatisiert, indem diese Technologie in Ihr Unternehmen integriert wird. Dies ist eine der überraschenden Funktionen der REDA ERP-Software, die häufig übersehen wird. Aufgrund der Struktur der Datenbank vereinfacht die Immobilienverwaltungssoftware die Entwicklung und Planung von Marketingkampagnen erheblich. Sie können Ihre Kundschaft je nach saisonalen Angeboten trennen, eine automatische E-Mail-Vorlage erstellen und Inhalte automatisch auf Listenseiten übertragen. Darüber hinaus können Sie durch die Automatisierung marketingbezogener Aufgaben relevante Daten zur Effektivität Ihrer Kampagnen sammeln.

• Fakturierung: Dies ist ein entscheidendes Merkmal bei der Verwendung von Immobilienverwaltungssoftware. Ihre Verwaltungslösung behandelt alle der vielen Komponenten von Rechnungslegung, einschließlich der Erstellung des Kundenkontos, der Abrechnung, der Zahlungsbelege, Zahlungserinnerungen und der ordnungsgemäßen Buchhaltung.

Es gibt noch viele weitere; wir erörtern die Vorteile des Einsatzes eines ERP-Systems im Immobilienbereich; es bietet höhere Betrugsbarrieren und hilft bei der rechtzeitigen Lead-Generierung. Es bietet auch Aktualisierungen von Wartungsanfragen in Echtzeit.

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So lässt sich eine REDA ERP-Lösung in andere Geschäftstechnologien integrieren

‍ Projektplanung, behördliche Genehmigungen, Standortwahl, Budgetplanung, Bau usw. sind nur einige der Komplexitäten, die es zu bewältigen gilt. ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) können gewinnbringende Möglichkeiten und fundierte Kenntnisse dieser Aktivitäten bieten. Arbeitsabläufe werden komplexer, wenn Unternehmen expandieren, da es mehr Personal und Aktivitäten gibt, was zu einer Zunahme beider Aktivitäten führt. Unternehmen der Immobilienbranche mit globaler Präsenz benötigen ein ERP-System, das Abläufe rationalisieren kann. Dadurch werden Produktion und Gewinn gesteigert, da sie in einer oder mehreren Währungen gleichzeitig arbeiten.

• Informationszugriff in Echtzeit: Die Datenpflege ist eine der wesentlichen Funktionen eines ERP-Systems. Das System berücksichtigt nicht nur verschiedene Datenpunkte, sondern aktualisiert auch Informationen in Echtzeit und informiert so alle Beteiligten umgehend. Die Vermeidung doppelter Daten und, was noch wichtiger ist, die Synchronisation verschiedener Unternehmensabläufe hilft bei wichtigen Geschäftsentscheidungen.

• Bietet wichtige Einblicke: Die meiste Software kann Daten verwalten, aber die Fähigkeit eines ERP-Systems, dynamische, personalisierte Berichte in Echtzeit bereitzustellen, macht es noch wertvoller.

• Ein umfassendes System: Wenn sich ein Unternehmen noch in einem frühen Stadium befindet, kann es akzeptabel sein, sich auf viele Tools zu verlassen, um verschiedene Geschäftsbereiche abzuwickeln. Im Zuge der Expansion des Unternehmens wird es immer wichtiger, alle Prozesse unter einem Dach zu vereinen, um den Anforderungen und Verfahren eines sich entwickelnden Unternehmens gerecht zu werden.

• Automatisierung: Die verschiedenen Facetten der Immobilienbranche, einschließlich Finanzen, Vertrieb, Leads, Vermietung, Projekte und Technik, werden alle in ein robustes ERP-System integriert. Was früher Stunden menschlicher Arbeit erforderte, kann jetzt mit einem einzigen Klick erledigt werden. Die Einsparung von Zeit und Ressourcen steigert unweigerlich die Rentabilität, was das oberste Ziel jedes Unternehmens ist.

Herr Adam Regel, CFO und Miteigentümer von JWB Property Management & Real Estate Capital, sagt, dass REDA die beste Kapitalrendite bietet, da es einen zentralisierten Betrieb bietet. Es fungiert als Komplettlösung innerhalb des Vertriebs. Er fügt hinzu, dass REDA keine Ausgabe, sondern eine lohnende Investition ist. Wir sind letztes Jahr um etwa 20% gewachsen und haben das Jahr mit weniger Mitarbeitern abgeschlossen, als wir direkt angefangen hatten, weil die Dinge über REDA implementiert wurden.

Ihr Projektleiter Richard Neel sagt: „Was sich von anderen unterscheidet, ist ihre Fähigkeit, auf beiden Seiten des Zauns zu kommunizieren, zu funktionieren und Probleme zu lösen. REDA versteht die Fachsprache unseres Unternehmens und kann sie hinter den Kulissen auf höchstem Niveau in Technologie, Programmierung und Entwicklung umsetzen, ohne uns zu verzetteln. Es ist beeindruckend; es ist sehr beeindruckend.“

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Schauen wir uns an, wie sie davon profitiert haben:

In Phase 1, Gewerbeimmobilien Crm, Leasing- und Akquisitionsmodule wurden implementiert. Zentralisierte CRM-Operationen für alle Geschäftsbereiche und Branchen, einschließlich Immobilienkapital, Immobilienverwaltungskunden, Investoren und Eigentümer, waren wichtige Erfolgsindikatoren.

Aufgrund der kontaktlosen Vorführungen, der integrierten Antragsformulare, der Überprüfung der Mieter und der durch Workflows auf allen Kanälen gesteuerten Kommunikationsabläufe könnten Agenturen doppelt so viele Häuser vermieten.

Die Module Property Management und Work Orders von REDA waren während In Phase 2- Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, Verlängerungen, Räumungen und anderen Aufgaben der Immobilienverwaltung sowie die Verwaltung von Unterlagen und Verträgen wurden als wichtige Erfolgsindikatoren optimiert. Mit der Phase-2-Installation von REDA verwalteten die Immobilienverwalter 2,5-mal mehr Immobilien als vor der Installation von REDA. In Phase 3, die Hauptziele waren die Implementierung von Rechnungslegungsroutinen und die Rationalisierung der Bankverfahren. Die Buchhaltungsprozesse, einschließlich der Bankabstimmung und der direkten Bankverknüpfung für Auszahlungen, waren zu 95% automatisiert. Seit 2017 hat JWB die Anzahl der verwalteten Immobilien fast verdoppelt, obwohl das Unternehmen immer noch etwa die gleiche Anzahl von Mitarbeitern beschäftigt.

Fazit

Die Installation der REDA ERP-Software ermöglicht es, papierlos zu arbeiten und reibungslos zu arbeiten, ohne Updates zu verpassen oder hier und da nach Dokumenten zu suchen. Es ist eine einfache Lösung in einem Schritt für alle Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Kunden.