Fallstudie:
JWB Immobilienverwaltung und Immobilienkapital
Jährlich werden über 21.000 Arbeitsstunden eingespart
Das große Verkaufsargument der Zentralisierung der Abläufe innerhalb von Salesforce & REDA ist die Kapitalrendite. Vor allem, wenn Sie so viel Zeit und Ressourcen investieren, müssen wir erkennen, dass es sich um eine lohnende Investition und nicht um eine Ausgabe handelt. Wir sind letztes Jahr um etwa 20% gewachsen und wir haben das Jahr mit weniger Leuten beendet, als wir das Jahr begonnen hatten. Das liegt direkt an Dingen, die über REDA implementiert wurden.
Über 4100 Immobilien
Immobilienbau und Immobilienverwaltung
Florida
Über 4100 verwaltete Immobilien
JWB Property Management in Jacksonville, Florida, baut seit 2006 Beziehungen auf und verändert Leben auf der ganzen Welt. Die Mission von JWB ist es, das Leben jeder einzelnen Person, der sie begegnen, zu verändern.
„Ich möchte, dass die Mitarbeiter mit ihrer höchsten und besten Kapazität arbeiten. Was ich eliminieren konnte, sind all die alltäglichen Verwaltungsaufgaben. Diese Aufgaben sind größtenteils weggefallen.“
- Adam Rigel
CFO
Überblick
Der Weg zu Immobilieneinnahmen ist geprägt von Tausenden von täglichen Aufgaben, die Geld kosten, Stress verursachen und Raum für Fehler lassen. Aber das muss nicht so sein. Die Branche hat sich schon viel zu lange auf ältere Software verlassen, die alltägliche Aufgaben weiterführt und Bestrebungen nach Zentralisierung von Abläufen unterdrückt.
Geben Sie REDA ein. REDA ist ein cloudbasiertes, in Salesforce integriertes ERP-Ökosystem (Enterprise Resource Planning), das jeden einzelnen „Punkt“ miteinander verbindet. So werden komplexe Aufgaben wie Buchhaltung, Inventar und CRM optimiert, synchronisiert und vereinfacht — für mehr Komfort und Ergebnisse, die über das hinausgehen, was Immobilienverwalter und Entwickler sich je vorgestellt haben.
Immense und sichtbare Gewinne aus der Zentralisierung des Betriebs mit REDA
Die Produktivität der Mitarbeiter stieg im Durchschnitt
250%
Jährliche Einsparungen dank REDA-Prozess und intelligenten Workflows
2,5 Mio. $ +
Erweiterung des Portfolios und der Geschäftstätigkeit (im Jahresvergleich, ab 2017)
20%
ROI der Investition in REDA & Services (im Jahresvergleich, ab 2017)
1210%
Papierloser Betrieb
100%
Die Herausforderung
„JWB verließ sich täglich auf fünf separate Legacy-Programme, um das Geschäft zum Laufen zu bringen. Wir haben eine Menge Zeit gebraucht, um Daten von einem Ort zum nächsten zu verschieben, was viel Raum für Fehler lässt. Und natürlich führt alles, was sich ändert, dazu, dass das gesamte System kaputt geht, und dann versuchen Sie ständig herauszufinden: „Wie löse ich diesen kaputten Prozess, der sich flussabwärts bewegt?“
Wir hatten Leute, die Änderungen an einem System vornehmen würden, ohne dass ein Update an eine andere Abteilung weitergeleitet wurde, sodass es ein Problem für eine andere Abteilung verursachen würde. Und es gibt einfach unglaublich viele Schuldzuweisungen, wenn etwas schief geht. Wir verwalten 4100 Häuser und haben über 1200 Eigentümer. Sie haben also eine Menge Menschen, die Sie beeinflussen. Wenn es also nicht perfekt ist, klingeln Ihre Telefone, bis Ihre Ohren bluten.“
Adam, CFO JWB, fasste die Herausforderungen in seinen eigenen Worten zusammen.
Der Ansatz
Besprechungen mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen zum Verständnis von Anforderungen und Prozessen legten den Weg fest. Die Priorisierung der Implementierung der REDA-Module erfolgte unter Berücksichtigung der Teamgröße. Ziel war es, unmittelbare Auswirkungen auf die Verwaltung des JWB-Geschäfts zu erzielen und mit der Rationalisierung der Abläufe zu beginnen.
„Was REDA von anderen unterscheidet, ist ihre Fähigkeit, auf beiden Seiten des Zauns zu kommunizieren, zu funktionieren und Probleme zu lösen. REDA versteht unsere Fachsprache aus unserem Geschäft und kann sie hinter den Kulissen in Technologie, Programmierung und Entwicklung auf höchstem Niveau umsetzen, ohne uns zu verzetteln. Es ist beeindruckend, es ist sehr beeindruckend“
-Richard Neel
Projektleiter
Die Lösung
Das Engagement begann 2017. Die CRM-, Leasing- und Akquisitionsmodule wurden in Phase 1 eingesetzt. Zu den wichtigsten Erfolgskennzahlen zählten zentralisierte CRM-Abläufe für alle Branchen und Geschäftsbereiche, d. h. Immobilienkapital, Immobilienverwaltungskunden, Investoren und Eigentümer.
Kontaktlose Besichtigungen, integrierte Antragsformulare, Mieterprüfungen und Workflow-gesteuerte Kommunikationsabläufe über alle Kanäle ermöglichten es den Vermietern, die Anzahl der von ihnen vermieteten Häuser zu verdoppeln.
Phase 2 konzentrierte sich auf die Zentralisierung der Module Immobilienverwaltung und Arbeitsaufträge in REDA. Zu den wichtigsten Erfolgskennzahlen zählten die Rationalisierung der Verwaltung von Dokumenten und Verträgen, der Verwaltung von Immobilien wie Verlängerungen, Räumungen, Kündigungen usw. sowie der Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Eine der direkten Auswirkungen der Implementierung von Phase 2 war, dass die Immobilienverwalter vor der REDA-Implementierung in der Lage waren, das 2,5-fache der Immobilien zu verwalten.
Der Schwerpunkt von Phase 3 lag auf der Implementierung von Buchhaltungsabläufen und der Rationalisierung von Bankprozessen. Die Buchhaltungsabläufe waren zu 95% automatisiert, einschließlich Bankabgleich und Direktbankintegration für Auszahlungen. JWB hat die Anzahl der verwalteten Immobilien seit 2017 fast verdoppelt, beschäftigt aber ungefähr die gleiche Anzahl von Mitarbeitern.
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