Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Rolle eines Immobilienverwalters in wenigen Zeilen zusammenfassen können, dann ist das einfach unmöglich. Immobilienmanager übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben, z. B. die Interaktion mit Mietern, Eigentümern und Mitarbeitern. Im Wesentlichen geht es um Kommunikation, die effizient koordiniert werden muss, und um Professionalität, um alle Beteiligten zufrieden zu stellen. Es kann ihnen helfen, einen treuen Kundenstamm aufzubauen und zukünftiges Wachstum in einem schwierigen Markt zu ermöglichen.
Im Grunde geht es bei der Immobilienverwaltung nicht nur um Immobilien. Es geht genauso sehr um Beziehungen. Immobilienverwalter müssen alle Gespräche und den Status der Angebote zwischen mehreren Mietern, Vermietern und Bewerbern verfolgen, abgesehen von der Verwaltung der Immobilien selbst. Es handelt sich um dringende, berührungsreiche und stressige Arbeit. Die einfache Kommunikation zwischen Kunden und Immobilienverwaltern kann chaotisch werden, wenn sie richtig gehandhabt wird. Daher ist eine ordnungsgemäße Dokumentation erforderlich, um Missverständnisse zu vermeiden.
Menschliche Interaktion ist ein integraler Bestandteil der Immobilienverwaltung, aber ihr Ausmaß entscheidet über die Fehlerquote. Einige Beispiele für Aufgaben/Prozesse, die allein aufgrund des vollständigen menschlichen Eingreifens schwierig und fehleranfällig sind, umfassen die Dokumentation von Anrufen/E-Mails, schlechte Koordination der Lead-Management-Leitung, Überprüfung von Mietern, Inspektions- und Wartungsaufträge. Es ist immer notwendig, dass ein Workflow-Management-Tool im Hintergrund läuft und ordnungsgemäß integrierte Arbeitsabläufe gewährleistet.
Was sind getrennte Arbeitsabläufe und wie wirkt sich das auf das Immobiliengeschäft aus?
Die meisten Immobilienunternehmen entscheiden sich für unterschiedliche Softwarelösungen für verschiedene Aufgaben beim Kauf, Verkauf und Verwaltung von Immobilien. Im Allgemeinen sind diese Tools nicht miteinander verbunden, da verschiedene Teams remote oder am selben Standort an ihnen arbeiten. Die Daten können redundant und doppelt vorhanden sein, was zu Dateninkonsistenzen führt. Es wird keinen direkten Einblick in den Status eines Leads oder die Möglichkeit geben, Fortschritte zu verfolgen. Die Verwendung mehrerer Systeme bedeutet, dass Daten möglicherweise nicht verfügbar sind, wann und wo sie benötigt werden. Darüber hinaus wird es keine Möglichkeit geben, die Leistung zu verwalten und zu messen. Beispielsweise wird jede Änderung der Baudaten in anderen Immobilienverwaltungssystemen nicht automatisch aktualisiert, wodurch eine große Datenlücke zwischen den Teams entsteht.
Einige dieser Fehler können Sie Hunderte von Dollar kosten. Darüber hinaus nimmt es die Zeit und Mühe Ihres Teams in Anspruch, sie zu korrigieren, da jedes System für sich genommen manuell unvollständig ist. Aus diesem Grund verwalten die meisten Immobilienverwalter ihre Immobiliendaten in Google Sheets. Die Daten in diesen Blättern sind sicher, aber es fehlen die Informationen. Der Fall ist ähnlich wie bei denen, die eine ältere oder alte Immobilienverwaltungssoftware verwenden.
Die Verwendung der angegebenen Daten in den Blättern oder in der alten Software fehlt immer noch. Kurz gesagt, es gibt keinen klaren Prozessablauf, der definiert ist, ob die Informationen an die Kunden gesendet werden müssen oder ob sie per E-Mail gesendet werden sollen oder etwas anderes!
Das oben erwähnte Szenario kann als getrennter Workflow beschrieben werden. Der größte Nachteil von getrennten Teams oder des gesamten Systems besteht darin, dass Ihr Team für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe möglicherweise 2 Stunden benötigt, um sie zu erledigen, wenn die Erledigung einer bestimmten Aufgabe 15 Minuten dauert.
Getrennte Teams, Aufgaben und Tools würden Sie definitiv auf unterschiedliche Weise kosten:
Kosten zum Kapital
Dies wird zu unnötig höheren direkten Betriebs- und Wartungskosten mehrerer Anwendungen führen. Außerdem bietet es Ihnen nur begrenzte Möglichkeiten, Prozessverbesserungen und -automatisierungen vorzunehmen, was zu hohen indirekten Kosten führt.
Von Kosten zu Effizienz: Mehrere Systeme, die nicht miteinander verbunden sind, erfordern eine erhebliche unsystematische Zusammenarbeit, was zu enormen Leistungsineffizienzen führen kann, die den Mitarbeitern Stunden für die Ausführung alltäglicher Routineaufgaben kosten können.
Kosten für das Unternehmen: Die höchste und beste Nutzung der Ressourcen wird beeinträchtigt, was sich direkt auf das Unternehmenswachstum auswirkt, uneinheitliche Erfahrungen von Anwohnern und Interessengruppen, was zu geringeren Kundenbindungen führt.
Ist Ihr Immobilienkreditprozess also speziell konzipiert oder zusammengesetzt? Wenn es zusammengesetzt ist, verwenden Sie eine integrierte Softwarelösung oder einen anderen Satz von Tools, die nicht integriert sind? Sind Sie auf Excel und andere Apps angewiesen, um Analyse- und Berechnungslücken in Ihren aktuellen Prozessen zu schließen? Erledigen Sie die meisten Ihrer Immobilienaufgaben manuell? Ist es leicht skalierbar oder nicht? Möglicherweise stoßen Sie auf Hunderte ähnlicher Fragen, die auf eine tiefe Unterbrechung Ihrer Immobiliensysteme hindeuten.
Wie hilft REDA bei der Verbesserung unzusammenhängender Arbeitsabläufe?
REDA ist ein zentralisiertes digitales System, das die Einrichtung, Implementierung und Überwachung Ihrer Arbeitsabläufe erleichtert. Im Folgenden haben wir jeden dieser Schritte, die Sie mit REDA verwalten können, kurz besprochen - Die beste Immobilienverwaltungssoftware.
- Einrichtung: REDA bietet verschiedene Tools, mit denen Sie Workflows von Grund auf neu planen und erstellen können. Vorgefertigte, vollständig anpassbare Vorlagen sind ebenfalls verfügbar, um den Prozess zu starten.
- Hinrichtung: Wenn Sie einen dokumentierten Arbeitsablauf haben, können Sie mit REDA ganz einfach Aufgaben zuweisen und sich mit Ihren Mitarbeitern zusammenschließen, um alle Ihre Aufgaben ohne unnötige Verzögerungen zu erledigen.
- Überwachung: Mit REDA können Ihre Mitarbeiter ihre aktuellen und bevorstehenden Aufgaben sehen, während Immobilienverwalter leicht das „Gesamtbild“ des Arbeitsablaufs erkennen können. REDA ermöglicht es Immobilienverwaltern außerdem, Echtzeitdaten zu nutzen, um Immobilienverwaltungsprozesse zu verfeinern und kontinuierlich zu verbessern.
Die Integration von REDA in Ihr Unternehmen bietet mehrere kurz- und langfristige Vorteile.
Kurzfristige Vorteile der Verwendung von REDA
- Immobilienverwalter sowie andere verantwortliche Personen werden über neue Aufgaben informiert. Sie erhalten einen zentralen Überblick über alle bestehenden und bevorstehenden Aufgaben, die es zu verwalten gilt.
- Aufgaben werden in der gesamten Organisation einheitlich und angemessen verteilt.
- Redundante Aufgaben können leicht erkannt und automatisiert werden.
- Unvollständige Aufgaben können rechtzeitig weiterverfolgt werden.
- Immobilienverwalter können einen besseren Überblick und eine bessere Rechenschaftspflicht haben, da sie das „Gesamtbild“ der Arbeitsaktivitäten in ihrem Team sehen können.
Langfristige Vorteile der Verwendung von REDA
- Einfach zu skalieren
- Effektive Zuteilung von Ressourcen
- Nutzen Sie Leistungskennzahlen in Echtzeit
- Mehr Rechenschaftspflicht und Transparenz
- Flexibilität der Prozesse
- Schnelle interne Workflow-Audits zur kontinuierlichen Verbesserung
- Risikominderung (weniger menschliches Versagen)
Möglicherweise müssen Sie Workflow-Software separat kaufen und sie in Ihr vorhandenes Immobilienverwaltungssystem in vielen Immobilienverwaltungs-Softwarelösungen integrieren. REDA bietet integrierte offene, intelligente Workflows, die es Ihren Teams, Bewohnern und Interessenvertretern ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie es möchten. Verteilte Teams, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, werden sich fühlen, als wären sie Teil eines geschlossenen Teams, das REDA verwendet. Es wird ihnen helfen, die Produktivität zu steigern, Innovationen zu beschleunigen und überall Maßnahmen zu ergreifen.
Mit unseren anpassbaren und flexiblen Kommunikationsworkflows können Sie mehr als 75% der Kommunikationsaufgaben automatisieren. Die Workflows und die Prozessautomatisierung von REDA haben mehreren Immobilienverwaltern geholfen, 150% mehr Immobilien zu beaufsichtigen. Dies hat zu direkten Kosteneinsparungen von 1,20 Mio. USD pro Jahr für nur eine Abteilung geführt. Mit der REDA-Kommunikationsautomatisierung können Sie 1 Stunde/Tag/Mitarbeiter einsparen, was ENORM ist! Für weitere Informationen zu unserem Produkt können Sie uns gerne kontaktieren!
