Si cree que puede resumir el papel de un administrador de propiedades en unas pocas líneas, entonces es simplemente imposible. Los administradores de propiedades desempeñan una amplia gama de responsabilidades, como la interacción con los inquilinos, los propietarios y los empleados. En esencia, se trata de la comunicación, que debe coordinarse de manera eficiente, y de la profesionalidad para mantener satisfechas a todas las partes. Puede ayudarlos a establecer una base de clientes leales y permitir el crecimiento futuro en un mercado difícil.
Básicamente, la administración de propiedades no se trata solo de bienes raíces. Se trata también de relaciones. Los administradores de propiedades tienen que hacer un seguimiento de todas las conversaciones y el estado de las transacciones entre varios inquilinos, propietarios y solicitantes, además de administrar las propiedades ellos mismos. Es un trabajo de alta urgencia, de alto contacto y de alto estrés. La comunicación simple entre los clientes y los administradores de propiedades puede volverse caótica si se maneja correctamente. Por lo tanto, se requiere la documentación adecuada para evitar problemas de comunicación.
La interacción humana es parte integral de la administración de la propiedad, pero su alcance decide el margen de error. Algunos ejemplos de tareas o procesos que son difíciles de ejecutar y propensos a errores solo por la intervención humana son la documentación de las llamadas y los correos electrónicos, la mala coordinación entre la administración de clientes potenciales, la selección de inquilinos, la inspección y las órdenes de trabajo de mantenimiento. Siempre es necesaria una herramienta de gestión del flujo de trabajo que se ejecute en segundo plano y garantice la correcta integración de los flujos de trabajo.
¿Qué son los flujos de trabajo desconectados y cómo afectan al negocio inmobiliario?
La mayoría de las empresas inmobiliarias optan por diferentes soluciones de software para gestionar diversas tareas de compra, venta y administración de propiedades. Por lo general, estas herramientas están desconectadas ya que diferentes equipos trabajan en ellas de forma remota o en el mismo lugar. Los datos pueden ser redundantes y duplicados, lo que genera incoherencia en los datos. No habrá una visión directa de la situación de un cliente potencial ni de la capacidad de hacer un seguimiento del progreso. El uso de varios sistemas significa que es posible que los datos no estén disponibles cuando y donde se necesiten. Además, no habrá forma de gestionar y medir el rendimiento. Por ejemplo, cualquier cambio en los datos de la información sobre la construcción no se actualiza automáticamente en otros sistemas de administración de propiedades, lo que crea una enorme brecha de datos entre los equipos.
Algunos de estos errores pueden costarle cientos de dólares. Además, corregirlos consume tiempo y esfuerzo de su equipo, ya que cada sistema está incompleto en sí mismo de forma manual. Es por eso que la mayoría de los administradores de propiedades mantienen sus datos inmobiliarios en las hojas de cálculo de Google. Los datos están seguros en estas hojas, pero carecen de la información. El caso es similar al de aquellos que utilizan algún tipo de software de administración de propiedades antiguo o heredado.
Aún falta el uso de los datos proporcionados en las hojas o el software antiguo. En resumen, no existe un flujo de trabajo claro que defina si la información debe enviarse a los clientes o debe enviarse por correo electrónico, ¡o cualquier otra cosa!
El escenario mencionado anteriormente se puede describir como un flujo de trabajo desconectado. La mayor desventaja de los equipos desconectados o de todo el sistema es que, si una tarea concreta tarda 15 minutos en completarse, tu equipo puede tardar 2 horas en completarla.
Los equipos, las tareas y las herramientas desunidos definitivamente le costarían de diferentes maneras:
Coste del capital
Esto generará costos operativos y de mantenimiento directos innecesarios más altos de múltiples aplicaciones. Además, le proporcionará una capacidad limitada para realizar mejoras y automatizaciones en los procesos, lo que generará altos costos indirectos.
Coste en relación con la eficiencia: Varios sistemas desconectados requieren una importante colaboración no sistemática, lo que puede provocar enormes ineficiencias en el rendimiento que pueden hacer que los empleados pierdan horas realizando tareas rutinarias y rutinarias.
Coste para la empresa: Comprometía el máximo y mejor uso de los recursos, lo que repercutía directamente en el crecimiento empresarial, la inconsistencia de la experiencia de los residentes y las partes interesadas resultaba en una disminución de las retenciones.
Entonces, ¿su proceso de préstamo inmobiliario está diseñado específicamente o se ha construido de manera conjunta? Si está unificado, ¿está utilizando una solución de software integrada o un conjunto diferente de herramientas que no están integradas? ¿Confías en Excel y otras aplicaciones para cubrir las lagunas en los análisis y los cálculos de tus procesos actuales? ¿Gestiona la mayoría de sus tareas inmobiliarias de forma manual? ¿Es fácilmente escalable o no? Es posible que se encuentre con cientos de preguntas similares que indiquen una profunda desconexión en sus sistemas inmobiliarios.
¿Cómo ayuda REDA a mejorar los flujos de trabajo desconectados?
REDA es un sistema digital centralizado diseñado para facilitar la configuración, la implementación y la supervisión de sus flujos de trabajo. A continuación, analizamos brevemente cada uno de estos pasos que puede gestionar con REDA - El mejor software de administración de propiedades.
- Configuración: REDA ofrece diferentes herramientas para ayudarlo a planificar y crear flujos de trabajo desde cero. También hay disponibles plantillas prediseñadas y totalmente personalizables para iniciar el proceso.
- Ejecución: Cuando tiene un flujo de trabajo documentado, REDA le permite asignar tareas fácilmente y trabajar en equipo con sus empleados para realizar todos sus trabajos sin demoras innecesarias.
- Monitorización: Con REDA, sus empleados pueden ver sus tareas actuales y futuras, mientras que los administradores de propiedades pueden ver fácilmente el «panorama general» de la progresión del flujo de trabajo. REDA también permite a los administradores de propiedades aprovechar los datos en tiempo real para refinar y mejorar continuamente los procesos de administración de propiedades.
Incorporar REDA en su negocio tiene varios beneficios a corto y largo plazo.
Beneficios a corto plazo del uso de REDA
- Los administradores de propiedades, así como otras personas responsables, reciben notificaciones de las nuevas tareas. Tendrán una vista centralizada de todas las tareas actuales y futuras que deben gestionar.
- Las tareas se distribuyen de manera consistente y adecuada en toda la organización.
- Las tareas redundantes se pueden reconocer y automatizar fácilmente.
- Se puede hacer un seguimiento puntual de las tareas incompletas.
- Los administradores de propiedades pueden tener una mejor visibilidad y responsabilidad, ya que pueden ver el «panorama general» de la actividad laboral en su equipo.
Beneficios a largo plazo del uso de REDA
- Fácil de escalar
- Asignación efectiva de recursos
- Aproveche las métricas de rendimiento en tiempo real
- Más responsabilidad y transparencia
- Flexibilidad de procesos
- Auditoría interna rápida de flujos de trabajo para una mejora continua
- Mitigación de riesgos (menos errores humanos)
Es posible que necesite comprar el software de flujo de trabajo por separado e integrarlo en su sistema de administración de propiedades existente en muchas soluciones de software de administración de propiedades. REDA proporciona flujos de trabajo integrados, abiertos e inteligentes que permiten a sus equipos, residentes y partes interesadas trabajar de la manera que deseen. Los equipos distribuidos, tanto dentro como fuera de la organización, sentirán que forman parte de un equipo cohesionado con REDA. Les ayudará a impulsar la productividad, acelerar la innovación y tomar medidas en cualquier lugar.
Nuestros flujos de trabajo de comunicación personalizables y flexibles le permiten automatizar más del 75% de las tareas de comunicación. Los flujos de trabajo y la automatización de procesos de REDA han ayudado a varios administradores de propiedades a supervisar un 150% más de propiedades. Esto se ha traducido en un ahorro directo de 1,20 millones de dólares al año para un solo departamento. Con la automatización de la comunicación de REDA, puede ahorrar 1 hora por día por empleado, ¡lo cual es ENORME! Para obtener más información sobre nuestro producto, ¡no dude en contactarnos!
